Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie auch benötigt werden. Wie Sie das in unserer Software umsetzen können, erfahren Sie nachfolgend:
Debtmanager 12 bietet Ihnen ab Version 12.144 die Möglichkeit, die Löschung von
Daten zu automatisieren. Dafür müssen Sie folgendes tun:
Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen für die Datenlöschung vor:
- Rufen Sie das Formular „Löschfrist einstellen“ auf (Administratorenrechte erforderlich)
Datenbank > Administration > Datenbank warten/aktualisieren > Datenschutz - Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
- Automatisierte Löschung aktivieren?
Nein = Funktion ist abgeschaltet - Löschfrist nach Fallabschluss
Geben Sie hier die Frist ein, nach der ein Fall gelöscht werden soll. Das Referenzdatum ist das Datum des Fallabschlusses. - Inaktivitätsphase berücksichtigen?
Das Programm soll prüfen, ob es noch Aktivitäten im Fall gab. Das wird anhand der gespeicherten Aktionen geprüft. - Dauer der Inaktivität
Geben Sie hier den gewünschten Zeitraum hierfür ein. - Automatisch erinnern
Wenn Sie Debtmanager automatisch an die Datenlöschung erinnern soll, aktivieren Sie dieses Feld und geben Sie die Frequenz ein, in der dies erfolgen soll.
- Automatisierte Löschung aktivieren?
- Vergeben Sie das Formularrecht für die Anwendung des Löschvorgangs an die gewünschten Personen:
- Formular „Formularrechte“ aufrufen
Datenbank > Administration > Userverwaltung > Formularrechte verwalten - Fügen Sie die gewünschten Einträge unter der Rubrik „Datensätze löschen nach Löschfrist“ hinzu.
- Formular „Formularrechte“ aufrufen
- Der Löschvorgang wird gestartet, in dem Sie das entsprechende Formular aufrufen:
Datenbank > Administration > Datenbank warten/aktualisieren > Datenschutz
Wir empfehlen Ihnen, alte Datensätze regelmäßig zu löschen. Die Anwendung der DSGVO obliegt Ihrer Verantwortung. Laut DSGVO müssen Sie ggf. nachweisen, dass Daten gelöscht werden. Hierzu können Sie entsprechende Verfahrensabläufe dokumentieren und – was unsere Software anbelangt – auf diese Funktion verweisen. Als Nachweis erstellt Debtmanager im Order auf dem Server unter …/Sys/DMDeleated.log eine Datei, in der die Löschung der einzelnen Fälle dokumentiert ist. Es ist dort allerdings jeweils nur die Fallnummer vorhanden und welcher User gelöscht hat. Ein Rückschluss auf die Person und eine Wiederherstellung der Daten ist nicht mehr möglich!
Beachten Sie, dass Sie neben der elektronischen Akte vermutlich eine Papierakte besitzen, für die Sie gesonderte Regelungen treffen müssen.
Als Löschfirst empfehlen wir 10 Jahre. Dies leitet sich aus der Laufzeit von Insolvenzverfahren + Dauer der evtl. notwendigen nachgerichtlichen Stundung von Verfahrenskosten ab. Auch viele öffentliche Verwaltungen haben diese Frist.
Wir empfehlen zudem eine Inaktivitätsfrist von 12 Monaten. Dies schützt Sie vor Datenverlust bei Fällen, in denen trotz Beendigung noch aktiv gearbeitet wird.