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Dokumentenverwaltung

Debtmanager arbeitet eng mit den Microsoft-Office-Programmen zusammen. Auf einfachem Weg können Sie Dokumente erstellen, speichern und wieder aufrufen. Hierzu besitzt Debtmanager eine eigene Dokumentenverwaltung und wir empfehlen Ihnen, diese zu verwenden.

Der von Debtmanager vorgesehene Speicherplatz für die Dokumente des Falles befindet sich im Unterverzeichnis „Dokumente“ der Klientendatenbank (DM12Dat.accdb).

Wir empfehlen ihnen dringend, ausschließlich die in Debtmanager enthaltenen Funktionen zu nutzen, um Dateien an diesen Speicherort zu kopieren, sonst droht eine falsche Zuordnung und es fehlt der Link zur Datei im Programm.
Wir empfehlen auch, keine Falldokumente an anderen Orten zu speichern. Debtmanager verfügt über eine Datenschutzoption zur automatisierten Löschung von Falldaten. Es werden über diese Funktion aber lediglich die Dateien in der Dokumentenverwaltung berücksichtigt.

Neben dem Speicherort existiert in der Datenbank eine Tabelle, in der Dokumente erfasst und zugeordnet werden.

Dokumente mit dem Debtmanager erstellen:

Wenn Sie in Debtmanager ein Dokument erstellen, erhalten Sie per Unterformular 3 Möglichkeiten, damit umzugehen:

1. Dokument speichern und erfassen
 Das Dokument wird in der Dokumentenverwaltung von Debtmanager erfasst und in dem dafür vorgesehenen Ordner gespeichert.

2. Dokument nur erfassen
 Das Dokument wird in der Dokumentenverwaltung erfasst, aber von Debtmanager nicht abgespeichert. Sie können das Dokument also ungespeichert lassen oder an einem beliebigen Ort speichern (Debtmanager wird dies dann aber mit den Angaben der Dokumentenverwaltung nicht mehr finden können). Diese Funktion eignet sich bei-spielsweise dafür, auf immer wieder im Gleichlaut verwendete Dokumente zu verwei-sen ohne dass diese gespeichert sind (beispielsweise Vollmachten und Datenschutzerklärungen), wenn ihnen der Hinweis genügt, dass das Dokument erstellt wurde.

3. Weder noch
Das Dokument wird weder gespeichert noch in der Dokumentenverwaltung erfasst.

Dokumente in den Debtmanager importieren:

Im Fall und bei den einzelnen Forderungen steht Ihnen jeweils die Möglichkeit zur Verfügung, Dokumente zu importieren. Beim Ausführen der Funktion öffent sich ein Auswahlfeld für das Dokument im Windows-Explor. Nach der Auswahl des Dokumentes öffnet sich ein Dialogfeld, das folgende Optionen bietet:

  • Einen Titel und ein Thema für das Dokument eintragen
  • Den Autor des Dokumentes benennen
  • Einen Kommentar hinterlegen

Für den eigentlichen Import der Datei bestehen folgende Optionen:

Link erstellen ohne Kopie Im Debtmanager wird in der Dokumentenverwaltung lediglich ein Verweis auf ein außerhalb gespeichertes Dokument erstellt. Dies kann beispielsweise eine wichtige Fachinformation sein, die für die Beratung wichtig ist.
Datei verschieben (Original löschen) Die Datei wird importiert und das Original gelöscht. Das sollte die Standardauswahl sein.
Datei kopieren (Original belassen) Es wird eine Kopie im Debtmnager erstellt. Beachten Sie, dass es nun aber zwei Versionen einer Datei gibt.

 

Beachten Sie:

Nicht für jeden Eintrag in der Dokumentenverwaltung muss zwangsläufig auch ein Dokument hinterlegt sein. Ebenso muss auch nicht für jedes Dokument zwangsläufig ein Eintrag in der Dokumentenverwaltung bestehen (sollte aber).